Classificação XYZ da Criticidade dos Itens em Estoque

Sumário

O que é a Classificação XYZ?
Definição das Classes XYZ
Exemplo: restaurante fast-food
Combinando a Classificação XYZ e ABC
Considerações Finais

O que é a Classificação XYZ?

Classificar os itens em estoque significa categorizá-los segundo alguma característica, agrupando itens que sejam semelhantes segundo o aspecto sendo avaliado. Vimos em posts anteriores que a Classificação ABC agrupa SKUs segundo os valores consumidos ao longo de um período de tempo. Na lógica da classificação ABC, itens com maiores valores consumidos (Classe A) tendem a ser vistos como mais importantes para a empresa e são tratados com maior grau de detalhamento pelo controle de estoques.

Apesar da popularidade da Classificação ABC, ela não é a única usada para classificar estoques. Neste artigo vamos aprender sobre a Classificação XYZ, que utiliza outro critério para determinar a importância dos itens do estoque.

A Classificação XYZ avalia a criticidade do item, ou seja, quão imprescindível ele é para as operações da empresa. Por exemplo, em uma fábrica alimentícia, a falta de alguns itens pode paralisar o funcionamento de toda a fábrica. Por outro lado, a falta de alguns insumos pode prejudicar as operações, mas elas não precisarão ser paralisadas. Além disso, é possível que esse item possa ser substituído por outros itens já em estoque, reduzindo sua criticidade.

Uma das dificuldades da Classificação XYZ é a subjetividade da classificação dos itens. Enquanto a Classificação ABC usa critérios quantitativos e objetivos para determinar a classe de cada item, a classificação XYZ requer a participação de especialistas na avaliação da criticidade dos itens. Esses especialistas precisam conhecer o processo produtivo, o papel de cada item no produto final, a possiblidade de substituição e a complexidade do mercado para suprimento dos itens.

Definição das Classes XYZ

Ao aplicar a classificação XYZ, o analista deve analisar os itens em estoque e classifica-los conforme sua criticidade, sendo X a classe de menor criticidade e Z a classe com os itens considerados indispensáveis ao funcionamento da organização. A seguir são apresentadas definições mais claras das três classes:

Classe X – Itens de baixa criticidade: a falta destes itens não acarreta em paradas, riscos de segurança ou danos ao patrimônio; há várias alternativas de materiais substitutos; o fornecimento dos itens é facilitado e rápido.

Classe Y – Itens de criticidade média: a falta desses itens pode causar paradas na produção, riscos de segurança ou dados ao patrimônio; são itens relativamente fáceis de serem substituídos ou adquiridos em caso de falta;

Classe Z – Itens de máxima criticidade: considerados imprescindíveis para o andamento dos trabalhos; sua falta certamente causará a parada das operações ou colocar as pessoas e o patrimônio em risco; são materiais que não podem ser substituídos por equivalentes; a aquisição desses materiais é complicada e demorada.

Exemplo: restaurante fast-food

Para você entender melhor como aplicar a Classificação XYZ, considere o caso de uma lanchonete fast-food que serve produtos como sanduíches, sorvetes e sucos. A lanchonete do nosso exemplo pertence a uma grande franquia que atua a nível nacional.

XYZ - Figura 1

Alguns exemplos de itens Classe X seriam os produtos de limpeza usados na manutenção do restaurante. A falta desses itens pode prejudicar e experiência do cliente, mas não paralisa as operações. Além disso, produtos de limpeza podem ser facilmente substituídos. O mesmo raciocínio pode ser aplicado aos guardanapos. Em redes de fast-food os guardanapos costumam ser específicos, com logotipo da rede e fornecidos pela matriz, o que aumentaria a complexidade do suprimento. No entanto, se ocorrer a falta desse item, o gerente pode utilizar, em caráter de urgência, guardanapos adquiridos localmente sem logomarca.

Na Classe Y poderiam ser incluídos itens como os pães fornecidos localmente para preparação dos lanches. A matriz pode estabelecer critérios de qualidade específicos para esses produtos, como tamanho, teor de sal, peso, etc. A falta desse item pode paralisar as operações da lanchonete, mas a criticidade pode ser reduzida desenvolvendo mais de um fornecedor local para esse produto. O mesmo raciocínio pode ser aplicado a outros insumos como o alface, tomate, cebola e queijo usados nos lanches.

Um exemplo de item de alta criticidade que poderia ser incluído na Classe Z são os hambúrgueres.  Em redes de fast-food, esses itens são fornecidos pela matriz ou por um conjunto reduzido de fornecedores pré-selecionados para manter o padrão de qualidade e sabor. A falta desse item paralisaria as operações do restaurante. Além disso, seu suprimento é complexo, não podendo ser feito no mesmo dia. Se esse item estiver em falta, será preciso esperar pela próxima entrega a partir dos fornecedores.

Combinando a Classificação XYZ e ABC

Como você já deve ter percebido, as classificações ABC e XYZ se complementam. É possível que alguns SKUs em nosso estoque sejam consumidos em baixos valores, porém apresentam alta criticidade. Há também itens com altos valores consumidos que possuem vários fornecedores ou substitutos, simplificando a gestão de estoques. A figura a seguir mostra como podemos combinar as classificações ABC e XYZ.

XYZ - Figura 2

Quando combinamos as duas classificações, temos 9 maneiras de classificar os itens. As classes em amarelo são aquelas em que temos altos valores consumidos ou altos graus de criticidade. Tais itens devem ter um acompanhamento mais cuidadoso dos níveis de estoque, possivelmente usando o sistema contínuo de revisão de estoques com maiores níveis de estoque de segurança para garantir maiores níveis de disponibilidade.

As classes em verde não precisam de controles tão rigorosos e a ruptura de estoque nesses casos, apesar de indesejável, é menos crítica. Sistemas de revisão periódica podem ser suficientes para tais itens.

Por fim, a classe em azul engloba os itens de baixa criticidade e com baixos valores consumidos. Tais itens possuem vários substitutos, são de fácil suprimento e não causam a parada das operações. Logo, não é necessário manter níveis altos de estoque de segurança. O ideal é identificar potenciais substitutos ou fornecedores próximos para o atendimento em caso de faltas.

Considerações Finais

Classificar os estoques é uma atividade essencial para quem trabalha com gestão de estoques, pois ajuda na definição das políticas de aquisição, controle e nível de serviço de cada SKU. Ao definirmos as políticas de estoque para cada classe, estamos definindo os métodos de gestão de estoque para cada item pertencente às classes.

Uma característica interessante da Classificação XYZ é que ela depende da visão do gestor quanto à criticidade do item, o que é algo subjetivo. Apesar disso, com o tempo o gestor vai ganhando experiência na utilização da ferramenta, tornando-se capaz de classificar adequadamente os itens.

Após fazer a Classificação XYZ, o gestor de estoques pode trabalhar para reduzir a criticidade dos itens. Isso pode ser feito buscando fontes de suprimento alternativas para itens críticos ou então itens que possam substituí-los em caso de ruptura de estoque. Além disso, na fase de projeto de novos produtos, os desenvolvedores podem optar por componentes padronizados ou que já sejam usados em outros produtos, com o intuito de reduzir a quantidade de itens cujo suprimento é complexo.

Para finalizar este artigo, é interessante ressaltar que o termo “Classificação XYZ” para a criticidade dos itens só existe em português. Se você pesquisar em inglês, verá que a chamada XYZ Classification está relacionada à variabilidade da demanda, e não à criticidade do item. A classificação segundo a variabilidade da demanda será tratada em outro post.

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