O primeiro passo para estudar detalhadamente uma tarefa ou uma etapa de um processo maior é preparando uma representação de sua situação atual. Um fluxograma vertical pode ser usado para essa finalidade. Essa ferramenta combina a representação gráfica do processo com informações textuais e quantitativas que permitem uma análise mais detalhada e possibilitam reflexões acerca de oportunidades de melhoria.

O fluxograma vertical, também conhecido como diagrama de processo (flow process chart), recebe esse nome pois organiza as atividades de maneira vertical, com as atividades sendo arranjadas de maneira vertical e sequencial. Na Figura abaixo podemos ver um exemplo de fluxograma vertical:

Há diversas variações entre os fluxogramas verticais elaborados em cada empresa, mas na maioria deles é possível identificar as seções apresentadas no exemplo anterior.

No cabeçalho devem ser inseridas informações sobre o processo que está sendo estudado, assim como o responsável pelo desenho e a data de preparação. Fluxogramas verticais também podem ser usados para padronizar processos, definindo o procedimento operacional padrão e até mesmo fazendo parte da documentação da qualidade da empresa. Nesse caso, campos adicionais deverão indicar a aprovação do procedimento e a versão do documento.

Há ainda dois tipos de fluxogramas verticais: (i) situação atual ou (ii) proposta de processo futuro. No primeiro caso, o fluxograma é usado para representar o processo como ele é executado atualmente. Após coletar esse tipo de dados, melhorias podem ser identificadas, levando a proposição uma ou mais versões do processo melhorado. Portanto, deve-se indicar no cabeçalho se a representação contida no fluxograma se refere à situação atual do processo ou à proposta de uma nova sequência de atividades.

Abaixo do cabeçalho encontra-se a seção onde são registradas as atividades que compõem a operação sendo estudada. Para cada atividade, as seguintes informações podem ser inseridas:

Distância: em casos de atividades que envolvem movimentação de materiais ou deslocamento dos funcionários, pode ser relevante registrar a distância percorrida;
Tempo: o tempo de duração pode ser estimado por meio de observações durante o estudo da operação ou por meio de técnicas de cronoanálise;
Tipo da atividade: indica o tipo da atividade sendo realizada; em geral são utilizados cinco tipos básicos: (i) operação, (ii) transporte, (iii) inspeção, (iv) demora/espera e (v) armazenamento;
Descrição: uma breve descrição textual da atividade deve ser registrada para facilitar a compreensão futura do fluxograma.

Ao preparar o fluxograma, o analista responsável deve indicar o tipo de atividade marcando o símbolo ao qual a atividade corresponde. A seguir são apresentados os cinco tipos de atividade usados em fluxogramas verticais:

Para facilitar o trabalho dos analistas, é comum as empresas imprimirem uma série de formulários em branco e deixá-los disponíveis para agilizar o trabalho de preparação de fluxogramas. Ao final deste post você poderá baixar um modelo de fluxograma em branco para utilizar em sua empresa. Nesse modelo, o cabeçalho é um pouco mais detalhado, como mostra a figura abaixo.

Com este cabeçalho, é possível termos fluxogramas com múltiplas páginas. Além disso, há espaço para registrar uma síntese do desempenho do processo, indicando a quantidade de operações de cada tipo, assim como a distância total percorrida e o tempo estimado do processo. No caso de processos propostos, é possível registrar a economia obtida com relação ao processo atual.

Veja a seguir um exemplo de fluxograma vertical para o processo de “Recebimento e Armazenagem de pallets” preenchido com o modelo disponibilizado neste post.

Há uma importante diferença entre o fluxograma vertical e o diagrama de operação do processo com relação ao nível de detalhamento. Enquanto o diagrama de operação do processo oferece uma visão geral de todas as etapas, desde a entrada de materiais até o produto final, o fluxograma vertical busca detalhar como cada uma dessas atividades são realizadas. Por isso, é possível que vários fluxogramas verticais sejam necessários para modelar todos as partes de um processo.

Dependendo do propósito do estudo, podemos classificar os fluxogramas verticais em três tipos. O mesmo formulário pode ser usado para os três tipos de fluxograma descritos a seguir, o que muda é ênfase dada durante o estudo (KANAWATY, 1992):

Fluxograma do Operador: a ênfase está no registro das atividades realizadas pelo operador;
Fluxograma de Material: o objetivo de estudo é o material (matéria prima, peças, etc), descrevendo como ele deve ser tratado ou manuseado;
Fluxograma de Equipamento: registra o método de utilização de um equipamento.

Alguns pontos importantes devem ser considerados ao preparar diagramas de processo. Em primeiro lugar, ao estudar a situação atual de um processo a coleta de dados deve ser feita por meio de observações diretas, em vez utilizar a memória para tentar lembrar como o trabalho é feito. A utilização de observações diretas aumenta o grau de detalhamento do fluxograma e torna-o mais preciso e coerente com o verdadeiro método de trabalho. Além disso, o analista deve ter muito cuidado ao preparar o fluxograma, mantendo um bom grau de organização e clareza de linguagem. Isso é vital, pois os fluxogramas poderão ser usados posteriormente para treinar novos funcionários e servir como base para a melhoria dos processos;

Download de Arquivos

[DOCX] Template para preparação de fluxogramas verticais

Referências

KANAWATY, G. Introduction to work study. Geneva: International Labor Organization, 1992.

KRAJWSKI, L.; RITZMAN, L.; MALHORTA, M. Administração de Produção e Operações, 8 ed., São Paulo: Pearson/Prentice Hall, 2009.